Control de costes en cafetería: despensa, café y leche cada semana

En una cafetería el coste se mueve con pocos ingredientes que se repiten cientos de veces: café, leche, vasos, bollería y pan. Controlar costes es vigilar esos pocos precios y esos pocos consumos cada semana, no hacer un informe a final de mes.

Lunes, nueve y media, entre la primera ola y la segunda. Encima de la barra, los albaranes de la semana y la libreta del recuento. En 20 minutos sabes si el café con leche sigue dejando lo que crees y si la cafetera se está comiendo más café del que vendes.

Son tres preguntas, siempre las mismas. ¿Son buenos los precios de mi despensa? ¿Qué bebidas se han movido? ¿Gasto lo que vendo? El resto del artículo responde a cada una.

Si llevas un restaurante con cocina, el método es parecido pero con más piezas; lo tienes en control de costes en un restaurante.

La despensa es la lista de lo que compras, con tres datos por línea: formato de compra, unidad de uso y precio con fecha. Cada ingrediente vive una sola vez; las bebidas toman de ahí sus gramos, mililitros o piezas.

El truco está en pasar el formato de compra a la unidad que usas. Nadie echa “un pack” en una taza: echas mililitros de leche, gramos de café y un vaso. Las cifras de esta lista son de ejemplo, salvo la leche a 1,05 €/l.

Cada leche es una línea distinta: entera, semidesnatada, avena o soja tienen su precio. Y el vaso para llevar va aparte de la tapa si los compras por separado. Así, cuando uno sube, sabes exactamente qué formatos toca.

Compara el precio de uso, no el total. Si el pack de leche pasa de 6,30 € a 7,50 €, el litro pasa de 1,05 a 1,25 €: un 19 % más. Ese es el dato que va a la despensa.

Mira también el formato. Un proveedor que cambia el pack de 6 por uno de 8, o la bolsa de 1 kg por dos de 500 g, puede subir el precio sin que el total de la factura lo parezca. El paso a paso está en cómo leer una factura de proveedor.

Actualiza solo las líneas que han cambiado y apunta la fecha. Después mira qué bebidas usan esas líneas y cuánto se han movido. Con la leche, en una carta como la de Go! Coffee, son 12 bebidas; con la mantequilla, 7 recetas de vitrina.

Escandea es un software de escandallos para hostelería hecho en Gijón. Guardas la despensa una vez y cada bebida como receta. Cuando cambias el precio del litro, Escandea recalcula las bebidas que lo usan y te señala las que se han quedado con poco margen. No cuenta bricks ni te avisa por correo: el albarán lo abres tú.

Una vez por semana, compara el café que ha salido con el que deberías haber gastado según las ventas. Es la forma más rápida de ver dosis que se pasan, cafés sin cobrar o un molino mal ajustado.

El teórico sale del TPV: tazas vendidas por gramos de dosis. En el ejemplo, 1.350 tazas de 18 g son 24,3 kg. El real sale de contar: lo que tenías el lunes pasado, más lo que compraste, menos lo que te queda hoy. En el ejemplo, 6 + 24 − 3,5 = 26,5 kg.

La diferencia son 2,2 kg: 61,60 € a 28 €/kg. Antes de alarmarte, separa lo normal. Calibrar el molino y purgar el grupo gasta café todos los días. Si lo tienes medido en un 5 %, lo esperable son unos 25,6 kg. Lo que queda, unos 0,9 kg y 26 € a la semana, es lo que se puede corregir.

Las causas habituales son tres: dosis por encima de la ficha, cafés del equipo o invitaciones que no pasan por el TPV, y dobles que se cobran como sencillos. Pesa diez dosis al azar y revisa cómo se marcan los dobles antes de sacar conclusiones.

Con la leche se hace lo mismo, formato a formato: café con leche por 150 ml, cortado por 40 ml, capuchino por 120 ml. En el ejemplo, 750 cafés con leche, 200 cortados y 100 capuchinos suman 132,5 litros teóricos a la semana.

El real, contando bricks: 18 l al empezar, 150 l comprados y 24 l al terminar. Son 144 litros. Faltan 11,5 l, unos 1,6 litros al día: 14,38 € a 1,25 €/l.

En leche la causa casi siempre es la jarra. Se calienta de más, sobra y se tira; o la espuma lleva más leche de la que dice la ficha. Una jarra del tamaño adecuado para cada formato y una marca de llenado reducen esa diferencia sin tocar la receta. Tienes cómo medirlo en mermas en cafetería.

Cuando pidas precio a otro proveedor, haz la comparación en la misma unidad: euros por litro, por kilo o por pieza. Un pack más barato con menos litros puede salir más caro.

Mira también el formato y la rotación. Si el café en bolsa de 6 kg sale a 26 €/kg en lugar de 28 €/kg, con 26,5 kg a la semana son 53 € de diferencia. Compensa si lo gastas antes de que pierda aroma; si tarda semanas en abrirse, lo que ganas en factura lo pierdes en taza.

Con la leche pasa lo mismo con la fecha de caducidad: un formato grande que no rota acaba en la hoja de mermas.

Elige un día fijo y una hora tranquila. En muchas cafeterías funciona el lunes antes de la segunda ola. Sigue siempre el mismo orden, de los precios a las decisiones.

Una vez al mes, añade el food cost de la cafetería con las existencias contadas. Cómo se calcula para una carta de café lo tienes en food cost en cafetería.

Si sube un precio, decide taza a taza: absorber, cambiar de proveedor, ajustar mililitros o revisar el PVP de las bebidas que caen por debajo de tu objetivo. Nunca bajes un PVP por debajo del mínimo que te marca el escandallo. Para ver el efecto en una taza antes de tocar nada, usa la calculadora de coste por taza.

Si el consumo real se separa del teórico, corrige el gesto antes que la ficha: dosis, jarras, dobles e invitaciones. Si después de corregirlo la diferencia sigue, entonces actualiza la merma de proceso en la despensa.

Y apunta la decisión. Dentro de un mes querrás saber por qué el café con leche cuesta lo que cuesta. El resto de guías para barra está en escandallos para bares y cafeterías.

Tres pasos para empezar el lunes que viene.