Cómo leer una factura de proveedor en dos minutos

Son las ocho y media. El primer café con leche ya está en barra, a 1,80 €. Encima del mostrador, el albarán o la factura de lácteos. En un turno como el de Go! Coffee esto pasa cada semana.

Nadie se para a leerla. Se paga por domiciliación. Se archiva. El número que tienes en la cabeza sigue siendo 1,05 €/l. El de la hoja, no.

Ejemplo, no son las cifras de ese papel: el pack ha pasado a 12,50 €. Diez litros. El litro ya no es 1,05 €. Es 1,25 €. Un 19 % más.

El café no se ha movido. La dosis tampoco. El que cambia es el café con leche: de 0,74 € a 0,77 €. El margen sobre el neto cae al 53 %. Tres céntimos. En mil servicios, treinta euros.

Leer la factura de un proveedor no es contabilidad. Es enterarte, el mismo martes, de qué precio entra en la despensa. El resto de la carta espera ese número.

No leas el total a pagar. Lee cada línea de producto que usas. Cuatro datos. En este orden.

Formato. ¿Es un litro, un pack de diez, una caja de seis? El precio de la caja no es el del litro. Ejemplo: 10 litros a 12,50 € son 1,25 €/l. Si copias 12,50 € en la ficha, el café con leche sale por un disparate. Divide siempre.

Unidad. La factura habla en litros, kilos o cajas. El escandallo habla en mililitros y gramos. Convierte a la unidad de uso: leche en €/l, café en €/kg. Si la línea viene en caja, baja primero a lo que echas en la taza.

IVA. El food cost se trabaja sin IVA si lo deduces. Mira si el precio de línea es base o con impuesto. Compara neto con neto. Si mezclas 1,25 €/l sin IVA con un PVP de 1,80 € con IVA, el porcentaje miente.

Descuento. El precio que usas es el de después del descuento de línea, no el de tarifa. Ejemplo: 13,00 € menos un 4 % son 12,48 €. Diez litros. 1,25 €/l. La tarifa de 1,30 €/l no entra en la despensa.

Portes y envases. Si el transporte va en otra línea, no lo metas en el litro. Si el envase se cobra y no se devuelve, es otro extra. Mezclarlo con la leche falsea las doce bebidas que la llevan.

La despensa guarda el ingrediente una vez. Precio, formato, fecha, proveedor. El café con leche, el cortado y el capuchino no tienen cada uno su litro. Tienen el mismo.

Cuando el litro pasa de 1,05 a 1,25 €, no reescribes doce fichas. Cambias la leche. Las recetas que la usan heredan el 19 %. En Go! Coffee son 12 bebidas afectadas. El espresso se queda. Las que llevan blanca, no.

Lo mismo con la mantequilla. Si el kilo sube un 16 %, miras las 7 recetas que la usan. La tarta de queso se mueve de 0,60 € a 0,61 € por porción. El margen sigue en el 85 %. Con el dato, decides no tocar el PVP. Sin el dato, subes “por si acaso”.

Adrián, en Go! Coffee, trabaja con 26 recetas y 76 ingredientes. Antes eso vivía en un Excel de 54 hojas. Cada factura pedía abrir pestaña a pestaña. Pelayo Fernández montó Escandea para dejar de hacer ese recorrido a mano.

Escandea es un software de escandallos para hostelería hecho en Gijón. Guardas la despensa y cada formato como receta. Cambias el litro. Se recalcula lo que lleva leche. El plan Gratis llega a 5 recetas y 25 ingredientes. Con Carta Bajo Control guardas la carta.

No bajes el PVP por debajo del mínimo real. El escandallo marca el suelo. Si el café con leche queda en 0,77 € y 1,80 €, el margen sobre el neto es el 53 %. Si no te sirve, revisa proveedor, mililitros o PVP al alza.

Hay otra guía en este blog sobre OCR de facturas. Esa habla de la foto: subir el documento, revisar líneas y guardar. Esta habla de lo que tienes que saber antes de tocar un botón.

El OCR acelera la copia. No decide qué es un litro, qué es una caja ni qué precio entra en la despensa. Si no sabes leer formato, unidad, IVA y descuento, guardas el error más rápido.

En el plan Gratis metes el precio a mano. Con Carta Bajo Control puedes leer 30 facturas al mes. En los dos casos revisas tú. Escandea no te manda un aviso por correo cuando sube la leche. No te redacta un resumen semanal solo. Tú abres el papel, sacas el €/l y lo comparas con la ficha.

Si quieres ver el golpe en una taza sin cuenta, la calculadora de coste por taza hace la cuenta del café y de la leche sin registrarte. El criterio de la factura lo pones tú.

No hace falta ser cliente. Tres pasos caben en el tiempo de un café. Hoy, con la última factura de lácteos.