Escandallos cafetería: cómo costear la carta y la leche

En un restaurante el escandallo parece una receta de cocina: carne, guarnición, salsa, merma de limpieza. En una cafetería no. Aquí el escandallo es un formato de taza. Espresso. Cortado. Café con leche. Capuchino. Latte. Para llevar.

La pregunta no es “cuánto cuesta el plato”. Es “cuánto me cuesta servir esta taza, en este vaso, con esta leche”. El coste por taza te da la fórmula de una bebida. Los escandallos de cafetería te dan el mapa de la carta.

Ese mapa tiene tres capas. La despensa: café, leches, cacao, azúcar, vasos. Los formatos: cada bebida con su dosis y sus mililitros. El PVP: el precio de carta, sin mezclarlo con el IVA.

Si solo calculas una taza y la dejas en un papel, el martes siguiente la factura te deja atrás. Si montas despensa y carta, el mismo litro actualiza el cortado, el café con leche y el take away.

No hace falta una cocina con veinte elaboraciones. Una cafetería pequeña vive de pocas bebidas que se repiten cientos de veces. Por eso un error de tres céntimos no es un error pequeño. Es un error que se multiplica.

La leche no es “un poco de blanca” en cada ficha. Es un ingrediente de despensa. Un litro. Un precio. Una fecha de factura. Luego cada formato toma los mililitros que sirve.

El café con leche del ejemplo lleva 150 ml a 1,05 €/l: 0,16 €. El cortado, con 40 ml de ejemplo, baja esa línea a 0,04 €. El espresso no la toca. Misma leche. Distinta cantidad. Distinto coste.

Si copias el precio del litro en cinco hojas, el día que sube tendrás cinco sitios que actualizar. Y te olvidarás de uno. Suele ser el que más se vende.

Si la escribes una vez, el cambio entra en todas las bebidas que la usan. Entera, semidesnatada, avena o soja son leches distintas. Cada una es una línea de despensa. No las mezcles. El café con leche de avena no hereda el 1,05 €/l de la de vaca.

Lo mismo con el café. El kilo a 28 € y la dosis de 18 g dan 0,50 €. Esa dosis alimenta espresso, cortado y café con leche si echas el mismo café. Si el capuchino va doble, esa receta lleva dos dosis. No inventes un “café medio”.

Empieza por lo que más vendes. En casi cualquier cafetería son tres: espresso, cortado y café con leche. El plan Gratis de Escandea guarda 5 recetas y 25 ingredientes. Sobran para esa base y para una leche vegetal.

Espresso. Café y poco más. Ejemplo: 18 g a 28 €/kg = 0,50 €. Azúcar o paletina solo si van siempre. Si el cliente las pide, no las escondas en el estándar.

Cortado. Misma dosis de café. Menos leche. Con 40 ml de ejemplo a 1,05 €/l sumas 0,04 €. Coste: 0,54 €. No copies el café con leche y “le quites un poco a ojo”. Mide el jarrito. Quédate con ese número.

Café con leche. 150 ml a 1,05 €/l son 0,16 €. Extras 0,08 €. Total 0,74 €. PVP 1,80 €. Neto con IVA del 10 %: 1,64 €. Food cost: 45 %. Esa es la bebida que más nota la factura de la leche.

Take away. El café no cambia. La leche no cambia. Cambia el vaso, la tapa y a veces la paletina. Ejemplo: 0,12 € más. El mismo café con leche pasa de 0,74 a 0,86 €. Si el PVP de barra y el de llevar son el mismo 1,80 €, el margen del vaso se come solo. Sepáralos. Luego decides precio.

No bajes el PVP por debajo del mínimo que te deja el food cost objetivo. El escandallo enseña el suelo. No invita a regalar la taza.

Son las nueve. La máquina ya calienta. Encima de la barra, el albarán semanal. En un turno como el de Go! Coffee esto ocurre cada semana. Ejemplo, no son las cifras de ese albarán: el litro pasa de 1,05 a 1,25 €. Un 19 % más.

El primer café con leche ya está servido a 1,80 €. El coste que tenías en la cabeza sigue siendo 0,74 €. El real, con el litro nuevo, es 0,77 €. El margen sobre el neto cae al 53 %. Tres céntimos. En mil cafés con leche, treinta euros.

El espresso no se inmuta. Sigue en 0,50 € de café. El cortado de ejemplo se mueve un céntimo. El take away hereda los mismos tres céntimos y encima lleva el vaso. La carta no sube igual. Sube donde hay leche.

Aquí se decide con números. Puedes absorber el 0,03 €. Puedes revisar el PVP. Puedes mirar otro proveedor. Puedes medir si el vaso iba sobrado de leche. Lo que no puedes es fingir que la carta sigue en 0,74 €.

Adrián, en Go! Coffee, trabaja con 26 recetas y 76 ingredientes. No es un restaurante con fondos y salsas. Es una cafetería de verdad. Antes eso vivía en un Excel de 54 hojas. Cada factura de leche pedía recorrer pestañas. Pelayo montó Escandea para dejar de hacer ese recorrido a mano.

El Excel funciona el día que lo montas. Fallas el día que cambia un precio. En cafetería ese día es casi cada semana. Leche, café, avena, vasos. Si cada bebida tiene su hoja, actualizas receta a receta. Si te saltas el capuchino, el margen de esa hoja es mentira.

El segundo fallo es copiar el litro. Cinco celdas con 1,05. Una factura con 1,25. Cuatro actualizadas. Una no. Justo la del café con leche. La bebida que más vendes.

El tercero es mezclar barra y llevar. Una sola ficha con “0,10 de extra” no dice si es cacao, tapa o servilleta. Cuando sube el vaso de papel, no sabes qué formato tocar.

Escandea es un software de escandallos para hostelería hecho en Gijón. Guardas la despensa y cada formato como receta. Cambias el litro. Se recalcula lo que lleva leche. El plan Gratis llega a 5 recetas y 25 ingredientes. Con Carta Bajo Control guardas la carta. Si no tienes tiempo de cargarla, Carta montada la deja costeada en 7 días laborables.

No promete avisarte por correo cuando suba la leche. No te manda un resumen semanal solo. Tú abres el albarán, cambias el precio y miras qué bebidas se han movido. Eso sí lo hace.

No hace falta esperar a cuadrar el mes. Tres pasos bastan para dejar la carta de la cafetería con números de esta semana.

¿Un escandallo de cafetería es lo mismo que el coste por taza? No. El coste por taza es la fórmula de una bebida: café + leche + extras. El escandallo de cafetería es el sistema: despensa, formatos y PVP. Usas la fórmula en cada receta. El sistema evita recalcular a mano cuando cambia el litro.

¿Tengo que escandallar el vaso del take away aparte? Sí. El café y la leche son los mismos. El envase no. Ejemplo: 0,12 € de vaso y tapa. Si los metes en el espresso de barra, el de sala sale más caro de lo que es y el de llevar, más barato.

¿Cuántas recetas necesita una cafetería pequeña? Empieza por tres o cuatro formatos que paguen el alquiler. El plan Gratis cubre 5 recetas y 25 ingredientes. Go! Coffee trabaja con 26 recetas y 76 ingredientes: para esa carta hace falta Carta Bajo Control.

¿Puedo seguir en Excel si solo vendo café? Puedes, si actualizas el litro en un solo sitio y las bebidas lo leen. El Excel de 54 hojas no hacía eso. Cada pestaña tenía su precio. Por eso fallaba al llegar la factura.

¿Bajo el PVP si el food cost se dispara? No. El escandallo marca el suelo, no un precio de oferta. Con el café con leche a 0,77 € y PVP 1,80 €, el margen sobre el neto queda en el 53 %. Si no te sirve, revisa proveedor, mililitros o PVP al alza. No regales la taza.