Control de costes en un restaurante: qué medir cada semana

Controlar costes no es recortar. Es saber, antes de que acabe el mes, si lo que gastas encaja con lo que vendes. Y si no encaja, saber por qué.

La escena se repite en muchos locales. Cierre de mes. La caja ha ido bien, la sala se ha llenado y aun así la cuenta no sale. Cuando la gestoría manda los números, han pasado seis semanas desde el problema. Nadie recuerda qué pasó con la carne del día 12.

Por eso la rutina es semanal. Una semana es lo bastante corta para recordar qué pasó y lo bastante larga para que los números signifiquen algo. El mes sirve para confirmar; la semana, para corregir.

Hay cuatro bloques. Conviene separarlos porque cada uno se controla de forma distinta y con una frecuencia distinta.

Materia prima y personal suman el prime cost. Son los dos costes más grandes y los que más puedes tocar sin mudarte de local. Por eso casi todo el control semanal gira alrededor de ellos. La diferencia entre los dos indicadores la tienes en prime cost vs food cost.

El food cost real no sale de sumar facturas. Sale de lo que has consumido: lo que tenías al empezar, más lo que compraste, menos lo que te queda al terminar. Es la misma cuenta que usan los contables para el coste de ventas.

En el ejemplo, 7.150 € de inventario inicial, 12.100 € de compras y 6.850 € de inventario final dan 12.400 € de consumo. Dividido entre 40.000 € de ventas netas, un 31 %. Puedes hacer esta cuenta con la calculadora COGS.

Si solo sumas facturas, una semana en que llenas la cámara parecerá un desastre y la siguiente, un milagro. El inventario quita ese ruido. No hace falta contar cada lata cada semana: con los veinte productos que más pesan en tus compras tienes la mayor parte del valor.

Trabaja sin IVA en todo: compras netas y ventas netas. Si mezclas, los porcentajes no se pueden comparar con los de tus escandallos.

El food cost teórico es lo que deberías haber gastado según tus escandallos: el coste por ración de cada plato multiplicado por las raciones vendidas. El real es lo que has gastado de verdad.

Si coinciden, tus recetas describen lo que pasa en cocina. Si el real es más alto, algo se escapa: merma, porciones generosas, invitaciones sin registrar, errores de compra o de inventario. En el ejemplo, dos puntos: 800 € al mes.

Para calcular el teórico necesitas escandallos al día y las ventas por plato del TPV. Sin escandallos actualizados, el teórico es una ficción y la comparación no sirve. El diagnóstico paso a paso está en food cost teórico vs real, y el resto del método, en la guía de food cost para restaurantes.

Sigue el camino del producto, de la compra al plato. En cada tramo hay una fuga típica y un control sencillo que no necesita programas nuevos.

La merma merece capítulo propio. Si la apuntas en una hoja y la valoras en euros, sabes cuántos puntos de food cost se van en pérdidas. Lo tienes explicado en indicadores de merma.

El personal es el otro gran coste. No se controla bajando sueldos, sino ajustando horas a la venta: cuántas personas hay en cada turno y cuánta venta hay en ese turno.

Una cifra útil es la venta por hora trabajada: ventas netas del turno entre horas de personal. Si un martes al mediodía vendes 900 € con 30 horas de equipo, son 30 € por hora. Si el jueves son 55 €, ya sabes dónde sobra o falta gente. Son cifras de ejemplo.

Escandea no gestiona turnos ni nóminas. Esas cifras salen de tu TPV y de tu gestoría. Lo que sí conviene es mirarlas junto al food cost cada semana, porque el prime cost es la suma de las dos.

Muchas veces el food cost sube sin que cambie nada en cocina. Lo que cambia es la factura. Un proveedor sube la leche, el aceite o la carne, y cada plato que los lleva pierde margen en silencio.

En una cafetería, la leche de 1,05 a 1,25 €/l (+19 %) lleva el café con leche de 0,74 a 0,77 € de coste. Con el PVP en 1,80 €, el margen sobre el neto cae al 53 %. En Go! Coffee, esa subida tocó 12 bebidas a la vez.

Escandea es un software de escandallos para hostelería hecho en Gijón. Cuando cambias el precio de un ingrediente, recalcula todas las recetas que lo usan y te señala las que se han quedado con poco margen. Así el food cost teórico está al día cuando lo comparas con el real.

Hay gastos que no aparecen en el escandallo del plato y que conviene vigilar aparte: envases para llevar, comisiones de las plataformas de reparto, comisiones de tarjeta y consumos del propio equipo.

Cada uno parece pequeño. Juntos pueden pesar tanto como un punto de food cost. Un pedido para llevar con un envase de 0,40 € y una comisión de reparto no deja el mismo margen que el mismo plato en sala, aunque el PVP sea igual. Son cifras de ejemplo: mira las tuyas en las facturas de envases y en las liquidaciones de la plataforma.

Escandea separa el coste de alimentación del coste de envase en cada receta, para que el food cost de sala no se mezcle con el del plato para llevar.

Cuando una cifra se sale de su rango, no toques todo a la vez. Pregunta primero si el dato es bueno: un inventario mal contado o una factura duplicada mueven el food cost más que cualquier receta.

Si el dato es bueno, busca la causa más concreta posible. ¿Es un producto, una familia de platos o toda la carta? ¿Empezó una semana concreta? ¿Coincide con un proveedor nuevo, una persona nueva en cocina o un plato nuevo?

Después elige una sola acción y mídela. Pedir otro precio, ajustar una porción, cambiar un formato de compra o revisar el PVP de los platos que más margen pierden. Si cambias cinco cosas a la vez, no sabrás cuál ha funcionado.

Si la acción es tocar precios, hazlo con el escandallo delante. El PVP mínimo para tu objetivo de food cost te dice hasta dónde tienes que llegar.

No hace falta un departamento financiero. Hace falta una hora fija, siempre el mismo día, y cinco preguntas con respuesta en números.

Una vez al mes, además, cuenta el inventario y calcula el food cost real y el prime cost. Con doce meses de datos ya puedes comparar temporadas y saber si agosto es caro por los precios o por las porciones.

Tres pasos para empezar a controlar costes esta semana, sin cambiar de programa ni de gestoría.