Comparativas
Cómo hacer un escandallo en Excel paso a paso (fórmulas y celdas)
Si vas a hacer tus primeros escandallos en Excel, el error que debes evitar desde el minuto uno es escribir el precio de los ingredientes dentro de la pestaña de cada plato. Un libro de Excel que aguante la primera subida de proveedor necesita al menos dos pestañas conectadas: una hoja maestra de Despensa (donde actualizas las facturas y el rendimiento) y una hoja por receta que busca el coste útil mediante fórmulas como BUSCARX o INDICE/COINCIDIR.
Qué debes recordar
- Nunca escribas un precio en euros a mano dentro de una receta: el precio vive solo en la pestaña Despensa.
- Calcula el coste por kilo o litro útil en la Despensa dividiendo el precio neto entre el rendimiento (no sumando el porcentaje de merma).
- Unifica la unidad de medida entre la Despensa y la Receta (todo en kilos y litros, o todo en gramos y mililitros) para no equivocarte por un factor de 1.000.
- Cuando el libro supera las 15 o 20 pestañas o tienes subrecetas encadenadas, mantener las fórmulas lleva más tiempo que usar una base conectada.
Fórmulas
Cálculo reproducible
En Despensa · Coste útil (€/kg o €/l) = Precio neto compra ÷ Rendimiento (%)
En Receta · Coste unitario = BUSCARX(Ingrediente; Despensa!A:A; Despensa!F:F)
En Receta · Coste de línea = Cantidad en receta × Coste unitario útil
En Receta · PVP mínimo con IVA = (Coste por ración ÷ Food cost objetivo) × (1 + IVA)
Ejemplo práctico
Ejemplo de estructura de celdas y fórmulas en Excel (Despensa → Receta)
Cifras de ejemplo para montar las dos pestañas. En la pestaña 1 (Despensa) guardas el ingrediente; en la pestaña 2 (Receta) lees su coste útil sin copiar números a mano.
| Concepto | Resultado |
|---|---|
| Pestaña Despensa (fila 2) · Columna A: Solomillo vacuno · Columna B: 24,00 €/kg | Columna C (Rendimiento): 78 % |
| Pestaña Despensa (celda D2) · Fórmula Coste útil: =B2/C2 | Resultado: 30,77 €/kg útil |
| Pestaña Receta (fila 5) · Celda A5: Solomillo vacuno · Celda B5 (Cantidad): 0,180 kg | Celda C5: =BUSCARX(A5;Despensa!A:A;Despensa!D:D) |
| Pestaña Receta (celda D5) · Fórmula Coste línea: =B5*C5 | Resultado: 5,54 € por ración |
| Suma de líneas del plato (celda D12: =SUMA(D5:D11)) | Coste total ración: 6,80 € |
| PVP mínimo con objetivo 30 % e IVA 10 %: =(D12/0,30)*1,10 | Resultado: 24,93 € (25,00 € en carta) |
Con esta estructura, el martes que el solomillo sube en la factura de 24,00 a 26,50 €/kg solo cambias la celda B2 de la pestaña Despensa y todos los platos que lo buscan con BUSCARX actualizan su coste y su margen al instante.
01
Paso 1: Crea la pestaña «Despensa» (tu única fuente de precios)
Abre un libro en blanco y llama a la primera hoja `Despensa`. Aquí no van platos: van únicamente los ingredientes y consumibles que compras en tus facturas (sin IVA).
Crea seis columnas claras: **A (Ingrediente)**, **B (Unidad de uso: kg, l o ud)**, **C (Precio neto por unidad)**, **D (Merma %)**, **E (Rendimiento % = `1 - D2`)** y **F (Coste útil = `=C2/E2`)**. Como explicamos en cómo calcular la merma, dividir entre el rendimiento es imprescindible para no quedarte corto en productos frescos.
02
Paso 2: Conecta la pestaña de cada receta con BUSCARX
Crea una segunda pestaña para tu primer producto y pon un encabezado con el nombre del plato, el número de raciones del lote (por ejemplo, `1` si es un plato al pase o `10` si es una bandeja de lasaña) y su PVP actual con IVA.
En la tabla de ingredientes de la receta, utiliza validación de datos (lista desplegable que apunte a `Despensa!A:A`) para elegir el ingrediente sin faltas de ortografía. Una tilde o un espacio de más hará que Excel devuelva `#N/A`. En la columna de coste unitario escribe `=BUSCARX(A5; Despensa!$A$2:$A$200; Despensa!$F$2:$F$200)` (o `BUSCARV` si usas una versión antigua). Si prefieres no armar la estructura desde cero, puedes descargar nuestra plantilla de escandallo en Excel.
03
Paso 3: Vigila el fallo más caro en Excel (gramos frente a kilos)
El 90 % de los errores en hojas de cálculo caseras vienen de mezclar kilos en la Despensa con gramos en la Receta. Si en la Despensa apuntas el queso a `11,00 €/kg` y en la receta escribes `40` (pensando en 40 gramos) y multiplicas `40 × 11,00`, Excel dirá que la loncha de queso cuesta 440 €.
Tienes dos formas de blindarlo: o escribes siempre las cantidades de la receta en kilos y litros con decimales (`0,040 kg` para 40 g y `0,150 l` para 150 ml), o añades en la Despensa una columna que divida el coste útil entre 1.000 para expresar todo en euros por gramo y por mililitro.
04
Cuándo te basta Excel y cuándo empieza a romperse
Un Excel bien enlazado funciona muy bien para empezar, entender la mecánica del escandallo y costear los primeros diez o quince productos de un local pequeño.
Los problemas aparecen cuando necesitas meter subrecetas (salsas, caldos o masas que requieren una pestaña intermedia entre la Despensa y el plato), cuando trabajas desde el móvil con el albarán en la barra o cuando el archivo llega a 40 o 50 hojas y nadie recuerda qué celda tenía una fórmula sobrescrita a mano. En Excel vs software de escandallos analizamos en qué punto exacto compensa dar el salto.
05
En la práctica
Tres pasos para montar o auditar hoy tu hoja de escandallos en Excel.
- Separa hoy mismo los precios de compra en una pestaña única de Despensa con su columna de rendimiento (`=Precio/Rendimiento`).
- Sustituye cualquier precio escrito a mano en tus fichas por una fórmula `BUSCARX` vinculada a la Despensa.
- Si ya tienes más de 15 hojas y te da pereza abrir el archivo cuando llega una factura, prueba a pasar tus 3 productos principales a la app o a la calculadora web.
06
Preguntas frecuentes
¿Cómo hacer un escandallo en Excel paso a paso?
Crea primero una pestaña llamada Despensa con el nombre del ingrediente, su precio neto sin IVA, su porcentaje de rendimiento y el coste útil (=Precio/Rendimiento). Después crea la pestaña de la receta, trae el coste útil con la función BUSCARX, multiplícalo por la cantidad de cada ingrediente y divide la suma total entre las raciones del lote.
¿Qué fórmula se usa en Excel para calcular la merma y el coste útil?
Si el peso comprado está en B2 y el peso limpio en C2, el porcentaje de merma es =(B2-C2)/B2 y el rendimiento es =C2/B2. Si el precio de factura está en D2, el coste por kilo útil es =D2/(C2/B2).
¿Cómo evitar el error #N/A al buscar ingredientes en Excel?
Usa Validación de datos (Datos > Validación de datos > Lista) en la columna de ingredientes de tu receta apuntando al rango de nombres de la pestaña Despensa. Así eliges el nombre de un desplegable y nunca falla por una tilde o un espacio.
¿Dónde puedo descargar una plantilla de escandallo en Excel ya configurada?
En nuestra página de plantilla de escandallo en Excel tienes una hoja descargable gratuita con las columnas de coste, merma, food cost e IVA listas para usar.
Disponible en iPhone y iPad (España € · México $ MXN)
Descarga la plantilla de Excel o calcula tu receta online
Si prefieres empezar con hoja de cálculo, descarga nuestra estructura lista para rellenar o prueba el escandallo interactivo en el navegador.
Continúa con estas guías
Comparativas
Excel vs software de escandallos: cuándo compensa cambiar
Cuándo basta una plantilla de Excel y cuándo mantenerla te cuesta más que un programa, con una cuenta de ejemplo.
Fundamentos
Cómo hacer un escandallo de un plato paso a paso
Qué es un escandallo y cómo se hace en siete pasos, con una hamburguesa costeada línea a línea.
Operaciones
Cómo migrar tus escandallos de Excel a Escandea
Checklist de limpieza, prueba y validación para pasar de hojas dispersas a una base conectada.