Cómo calcular el coste de un menú de evento, banquete o catering

En el restaurante a la carta, si un cliente pide una botella más de vino o un postre extra, paga esa línea aparte. En un banquete, un menú de empresa, una comunión o un menú degustación cerrado, el ingreso por persona es fijo, pero el consumo de pan, bebida, repeticiones de aperitivo y mermas de regeneración corre de tu cuenta.

Por eso el escandallo de un evento suma cinco capas: las piezas del cóctel, los pases sentados, la bebida incluida por persona, el colchón de raciones extra que preparas por seguridad y los consumibles o desplazamientos. Puedes ver cómo encaja todo el flujo en nuestra página de escandallos para catering y eventos.

El cóctel se calcula como un árbol de subrecetas y piezas unitarias. Primero sacas el coste por bocado (por ejemplo, una croqueta de jamón a 0,28 €, una cucharita de pulpo a 1,35 €, un vasito de crema fría a 0,65 €) y luego multiplicas por el número de unidades pactadas por invitado.

Si montas estaciones o mesas de corte (como una mesa de quesos o un cortador de jamón), divide el coste total de las piezas enteras que vas a abrir entre el número de asistentes facturados. Un jamón nunca vuelve entero a la cámara una vez empezado en un evento.

Ningún jefe de cocina ni empresa de catering sale a un evento de 100 personas con 100 raciones exactas contadas al milímetro. Siempre se emplatan o regeneran entre un 3 % y un 8 % más de raciones por si cae un plato en el pase, hay un cambio de última hora por alergias o un corte sale pequeño.

Ese 5 % extra no es un error: es el seguro del servicio. Por tanto, en tu hoja de presupuesto tienes que dividir el coste de producir 105 raciones entre los 100 comensales que van en la factura. Es el mismo principio que aplicamos en los escandallos para menús del día cuando ponderamos consumos reales.

Para la bebida incluida durante el banquete y la barra libre posterior, utiliza tu media histórica por asistente y hora (por ejemplo, media botella de vino por adulto en mesa y entre 2,5 y 3,5 copas por persona en dos horas de barra libre, costeando cada copa como vimos en el escandallo de bebidas en barra).

Y si firmas hoy un presupuesto para un evento que se celebra dentro de seis meses, recuerda que el marisco, el solomillo o el aceite pueden subir antes de la fecha. Conecta los platos del menú a tu despensa para comprobar un mes antes del evento cómo va el margen real y decidir si necesitas ajustar alguna guarnición o formato de compra.

Tres pasos para blindar el margen de tu próximo evento o menú de grupo.